Digitales Projektmanagement

Wer kennt es nicht: Jeden Tag kommen neue Kundenanfragen herein, Projekte müssen vorbereitet werden und bereits geplante Ausführungstermine werden plötzlich doch wieder verschoben.

Und weil es Montag ist, ist der Vorarbeiter gerade mit einem Reifenplatzer liegen geblieben.

Also eigentlich ganz normaler Alltag.

Projekte im Überblick behalten

Gerade in Handwerksbetrieben ist es manchmal eine kleine Kunst, bei all diesen Änderungen noch den Überblick zu behalten.

Welche Baustelle startet wann? Welcher Mitarbeiter ist wo eingeplant? Was muss vorher noch bestellt werden? Welche Rückmeldung vom Kunden fehlt noch? Und wer kümmert sich eigentlich um die Aufgabe, die gestern schon erledigt sein sollte?

Genau an diesem Punkt kann ein gut aufgebautes digitales Projektmanagement helfen.

Wie umfangreich dieses sein muss, ist allerdings eine ganz andere Frage.

Denn nicht jeder Betrieb braucht ein großes Projektmanagementsystem mit Datenbanken, Dashboards, Automatisierungen und zehn verschiedenen Ansichten.

Viel wichtiger ist zuerst die Frage:

Was brauchen Sie wirklich?

Das passende Werkzeug statt möglichst vieler Funktionen

Projektmanagement-Tools gibt es mittlerweile zur Genüge. Hinzu kommen branchenspezifische Softwarelösungen, die häufig versuchen, möglichst viele Bereiche eines Betriebs gleichzeitig abzudecken.

Das kann sinnvoll sein. Es kann aber genauso dazu führen, dass am Ende sehr viele Funktionen vorhanden sind, von denen ein Großteil im Alltag kaum genutzt wird.

Es gibt sehr anpassbare Projektmanagement-Tools, die in Deutschland oder innerhalb der EU gehostet werden und sich datenschutzfreundlich einsetzen lassen. Mit ihnen können Projekte strukturiert, Aufgaben verteilt und wiederkehrende Abläufe teilweise automatisiert werden.

Besonders praktisch können sogenannte Kanban-Ansichten sein.

Dabei wandert ein Projekt beispielsweise von „Anfrage“ über „Vorbereitung“ und „Ausführung“ bis zu „Abgeschlossen“. Welche Schritte dazwischen liegen, lässt sich an den tatsächlichen Ablauf des Unternehmens anpassen.

Vereinfacht gesagt erinnern viele dieser Systeme an ein deutlich moderneres und flexibleres Excel. Informationen werden strukturiert erfasst, miteinander verknüpft und anschließend in verschiedenen Ansichten dargestellt.

Das kann sehr hilfreich sein.

Es muss aber nicht automatisch die beste Lösung sein.

Manchmal reicht auch eine gute Aufgabenliste

Auf der anderen Seite gibt es kleine und sehr effiziente Apps, die bei der Suche nach einem Projektmanagementsystem schnell übersehen werden.

Dabei kann es sich beispielsweise um einfache Aufgaben- oder Listen-Apps handeln, die auch gemeinsam mit mehreren Personen genutzt werden können.

Nicht jeder Betrieb muss seine Abläufe in einem umfangreichen Projektmanagementsystem abbilden.

Manchmal ist eine gemeinsame Aufgabenliste tatsächlich die bessere Lösung.

Gerade wenn es hauptsächlich darum geht, viele kleinere Aufgaben zu verteilen, Termine im Blick zu behalten und Zuständigkeiten festzulegen, kann eine einfache App völlig ausreichen.

Der große Vorteil solcher Lösungen zeigt sich häufig unterwegs.

Eine Aufgabe öffnen, kurz einen Kommentar ergänzen, ein Foto anhängen oder etwas als erledigt markieren – das sollte im besten Fall nur wenige Sekunden dauern.

Denn das beste Projektmanagementsystem hilft wenig, wenn es im Büro hervorragend aussieht, auf der Baustelle aber niemand damit arbeiten möchte.

Mobile Nutzung gehört für mich dazu

Gerade in Betrieben mit vielen Außendienstterminen sollte die mobile Nutzung keine Nebenfunktion sein.

Wenn ein Mitarbeiter erst am Abend im Büro nachtragen muss, was tagsüber bereits passiert ist, läuft bei der Digitalisierung etwas schief.

Informationen sollten möglichst dort erfasst werden können, wo sie entstehen.

Eine Aufgabe wurde erledigt? Abhaken.

Es gibt eine Rückfrage? Direkt einen Kommentar hinterlassen.

Auf der Baustelle wurde etwas festgestellt? Foto aufnehmen und dem richtigen Vorgang zuordnen.

Je weniger Schritte dafür notwendig sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein System im Alltag tatsächlich genutzt wird.

Deshalb schaue ich mir bei Projektmanagementlösungen nicht nur die Funktionen am Desktop an. Mindestens genauso wichtig ist für mich, wie gut die Software auf Smartphone und Tablet funktioniert.

Projektmanagement soll Struktur schaffen, nicht überwachen

Viele größere Projektmanagementsysteme setzen stark auf Dashboards, Auswertungen und die Übersicht über offene Aufgaben.

Dagegen ist grundsätzlich nichts einzuwenden.

Es ist schließlich wichtig zu erkennen, wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wird und dadurch ein Folgeprozess ins Stocken gerät.

Trotzdem sollte daraus keine permanente Kontrolle einzelner Mitarbeiter entstehen.

Ein gutes System sorgt vielmehr dafür, dass jeder weiß, was als Nächstes ansteht.

Gerade wenn viele Projekte gleichzeitig laufen, können klar zugeordnete Aufgaben und Termine enorm entlasten. Mitarbeiter müssen dann nicht ständig nachfragen oder Informationen aus E-Mails, Chats, Notizzetteln und verschiedenen Ordnern zusammensuchen.

Das Ziel sollte Ordnung sein.

Nicht Überwachung.

Den Blick auf das Wesentliche behalten

Ein digitales Projektmanagement verleitet schnell dazu, immer mehr Informationen zu erfassen.

Für jede Aufgabe gibt es ein Feld. Für jeden Arbeitsschritt einen Status. Für jedes Projekt noch ein zusätzliches Dashboard.

Irgendwann wird aus der gewünschten Übersicht wieder zusätzlicher Aufwand.

Deshalb sollte man auch hier regelmäßig hinterfragen, welche Informationen wirklich benötigt werden.

Nicht jedes Projekt muss bis ins kleinste Detail zerlegt werden.

Wenn fünf Eingaben notwendig sind, um eine einfache Aufgabe als erledigt zu markieren, wird das System im Alltag schnell zur Belastung.

Ein gutes digitales Projektmanagement sollte Arbeit abnehmen und nicht neue Arbeit erzeugen.

Erst der Ablauf, dann die Software

Bevor ein neues Projektmanagement-Tool eingeführt wird, sollte deshalb zunächst betrachtet werden, wie Projekte im Unternehmen heute tatsächlich ablaufen.

Wo entstehen Informationen?

Wer benötigt sie?

Welche Aufgaben wiederholen sich?

Wo gehen Dinge verloren?

Und an welchen Stellen entstehen unnötige Rückfragen?

Erst danach sollte entschieden werden, welche digitale Lösung dazu passt.

Vielleicht ist es ein umfangreiches Projektmanagementsystem.

Vielleicht eine schlanke Aufgaben-App.

Oder vielleicht reicht es bereits, die bestehenden Werkzeuge besser miteinander zu verbinden.

Entscheidend ist nicht, wie viele Funktionen eine Software bietet.

Entscheidend ist, ob sie den Arbeitsalltag einfacher macht.

Sie möchten Ihr Projektmanagement digitaler und übersichtlicher gestalten?

Wenn Sie Ihre bestehenden Abläufe besser organisieren möchten, schaue ich mir zunächst an, wie Projekte in Ihrem Unternehmen heute tatsächlich bearbeitet werden.

Gemeinsam lässt sich dann klären, welche Lösung sinnvoll ist – und genauso wichtig: welche Funktionen Sie wahrscheinlich gar nicht benötigen.

Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail und schildern Sie mir kurz, wie Sie Ihre Projekte aktuell organisieren.