Digitalisierung anders gedacht
Blicken Sie eigentlich noch durch im Dschungel der Angebote rund um das Thema Digitalisierung?
Gerade wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen führen, könnte man manchmal meinen, dass jeden zweiten Tag jemand anruft, der endlich die eine Lösung gefunden hat. Die Software, die alles einfacher macht. Die App, die sämtliche Probleme löst. Und inzwischen natürlich die künstliche Intelligenz, die am besten gleich noch den Rest des Unternehmens übernimmt.
Kein Wunder, dass manche Unternehmer beim Wort Digitalisierung inzwischen innerlich abwinken.
Dabei wäre gerade jetzt ein frischer Blick auf das Thema sinnvoll. Es sollte nämlich nicht darum gehen, zwanghaft möglichst viel zu digitalisieren. Entscheidend ist vielmehr, Prozesse einfacher, effizienter und im besten Fall auch angenehmer für alle Beteiligten zu gestalten.
Digitalisierung muss nicht alles verändern
Die eine perfekte Lösung wird es wahrscheinlich nicht geben. Künstliche Intelligenz ist kein Allheilmittel für jedes Problem. Und Digitalisierung ist auch kein Projekt, das irgendwann mit einem Haken auf der To-do-Liste abgeschlossen wird.
Sie ist vielmehr die Entscheidung, bestehende Abläufe immer wieder zu hinterfragen und dort zu verbessern, wo es tatsächlich sinnvoll ist.
Dafür muss man ein Unternehmen als Ganzes betrachten.
Wo werden welche Informationen benötigt? Wer muss etwas dazu beitragen? Wo entstehen unnötige Zwischenschritte? Und wo legen wir eigentlich all die Dateien, Fotos, E-Mails und Dokumente so ab, dass wir sie auch in drei Jahren noch wiederfinden?
Gerade darin liegt eine große Chance: festgefahrene Abläufe einmal neu zu betrachten und für alle Beteiligten einfacher zu machen.
Einfachheit gilt auch bei der Digitalisierung
Dinge möglichst einfach und gleichzeitig effizient zu gestalten, ist keine Erfindung der Digitalisierung. Trotzdem passiert in der Praxis erstaunlich oft genau das Gegenteil.
Ein Ablauf, der durch eine digitale Lösung eigentlich einfacher werden sollte, verursacht plötzlich mehr Arbeit als vorher. Mitarbeiter müssen Informationen doppelt eingeben, zwischen mehreren Programmen wechseln oder einen Prozess bedienen, der zwar digital aussieht, aber im Grunde genauso kompliziert geblieben ist wie vorher.
Teilweise liegt das an fehlender Schulung. Teilweise daran, dass ein bestehender Ablauf einfach eins zu eins in eine Software übertragen wurde.
Bevor also die nächste App installiert oder eine neue Plattform eingeführt wird, lohnt sich etwas erstaunlich Analoges: Schreiben Sie einmal auf, wie der Ablauf heute tatsächlich funktioniert.
Schauen Sie sich die einzelnen Schritte an. Welche davon sind wirklich notwendig? Wo wird etwas doppelt erledigt? Und vor allem: Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, die täglich damit arbeiten.
Es bringt rein gar nichts, komplizierte analoge Abläufe 1:1 in digitale Abläufe umzuwandeln.
Die Einfachheit muss ganz vorne stehen.
Wo liegt eigentlich die Datei?
Ein Thema, das bei vielen bestehenden Unternehmen irgendwann auf den Tisch kommt, ist ein moderneres Projektmanagement.
Wie schaffen wir es, dass alle beteiligten Mitarbeiter den aktuellen Stand eines Projekts sehen können? Wie lassen sich Aufgaben übersichtlich verteilen? Und wie verhindern wir, dass wichtige Informationen irgendwo in E-Mails, Chats oder auf einzelnen Rechnern verschwinden?
Dafür gibt es inzwischen Lösungen von der einfachen digitalen To-do-Liste bis zum umfangreichen Projektmanagementsystem mit Datenbanken, Automatisierungen und zahlreichen Zusatzfunktionen.
Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden: Ein Punkt sollte von Anfang an geklärt sein.
Wo liegen die Dateien?
Viele Projektmanagement-Tools bieten die Möglichkeit, Dokumente, Fotos und andere Dateien direkt an Aufgaben oder Projekte anzuhängen. Das ist praktisch. Gleichzeitig entsteht damit schnell ein zweites Dateiarchiv neben der eigentlichen Ablagestruktur des Unternehmens.
Dann liegt der Vertrag im Projektordner, drei Fotos im Projektmanagementsystem, eine Excel-Datei im E-Mail-Postfach und der Rest vielleicht noch auf dem Desktop eines Mitarbeiters.
Spätestens wenn nach einigen Jahren ein System gewechselt werden soll, wird daraus ein Problem.
Deshalb sollte klar definiert werden, welche Informationen direkt im Projektmanagementsystem bleiben und welche Dateien zusätzlich in einer dauerhaften Ablagestruktur gespeichert werden.
Das macht einen späteren Wechsel deutlich einfacher und reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Softwarelösungen.
Mobiles Arbeiten ist mehr als eine App auf dem Smartphone
Wenn mich ein Thema seit Jahren nicht loslässt, dann ist es das mobile Arbeiten.
Wer viele Außendiensttermine hat, kennt vielleicht diesen Gedanken:
Warum fahre ich den ganzen Tag durch die Gegend, nehme Informationen auf und erledige anschließend im Büro noch einmal einen großen Teil der Arbeit?
Betrachtet man den eigenen Arbeitsalltag einmal aus etwas Entfernung, fällt schnell auf, dass sich viele Dinge direkt unterwegs oder unmittelbar nach einem Termin erledigen könnten.
Ein Foto richtig ablegen. Eine Notiz direkt dem passenden Projekt zuordnen. Eine Aufgabe erstellen. Einen Bericht vorbereiten. Eine Datei mit einem Kollegen teilen.
Deshalb schaue ich mir bei digitalen Lösungen nicht nur an, was eine Software am Schreibtisch kann. Mindestens genauso wichtig ist für mich die mobile Nutzung.
Wenn ich eine interessante neue Software entdecke, gehört deshalb einer meiner ersten Wege in die App Stores von iOS und Android. Gibt es überhaupt eine vernünftige App? Wie wird sie bewertet? Wann wurde sie zuletzt aktualisiert?
Eine gute Desktop-Lösung hilft wenig, wenn Mitarbeiter unterwegs am Ende doch wieder auf WhatsApp, Papierzettel oder private Notizen ausweichen müssen.
Minimal digital?
Vielleicht ist das eine der wichtigsten Fragen überhaupt:
Was braucht Ihr Unternehmen eigentlich wirklich?
Müssen Sie für Kunden über jeden denkbaren Messenger erreichbar sein? Brauchen Sie einen Unternehmensaccount auf jeder Social-Media-Plattform? Muss der eigene Server wirklich noch im Abstellraum stehen? Und benötigen Sie tatsächlich jedes Software-Abo, das irgendwann einmal angeschafft wurde?
Viel Hardware und viele Softwarelösungen gibt es in Unternehmen nicht deshalb, weil sie täglich gebraucht werden, sondern schlicht deshalb, weil sie schon lange da sind.
Microsoft 365 ist dafür ein gutes Beispiel. Für manche Unternehmen ist es genau die richtige Lösung, insbesondere wenn bestehende Abläufe und Mitarbeiter bereits stark darauf eingestellt sind.
Trotzdem lohnt sich auch hier gelegentlich die Frage: Welche Funktionen nutzen wir eigentlich wirklich?
Wenn am Ende hauptsächlich E-Mails geschrieben, Texte erstellt und einfache Tabellen gepflegt werden, kann möglicherweise auch eine schlankere Lösung ausreichen. Moderne Cloudanbieter bieten heute teilweise Textverarbeitung, Tabellen und gemeinsame Dateiablagen direkt innerhalb ihrer Systeme an.
Ähnlich ist es beim Projektmanagement.
Ein umfangreiches System mit verschiedenen Ansichten, Automatisierungen und Datenbanken kann viel Übersicht schaffen. Vielleicht braucht Ihr Unternehmen aber überhaupt kein solches System und würde mit einer gut organisierten digitalen To-do-Liste wesentlich besser arbeiten.
Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch bessere Abläufe.
Entscheidend ist, dass eine Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, verständlich bleibt und von den Mitarbeitern tatsächlich genutzt wird.
Digitalisierung darf auch bedeuten, etwas wegzulassen.
Sie möchten Ihre digitalen Abläufe vereinfachen?
Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen bereits einige digitale Lösungen, die nicht richtig zusammenspielen. Vielleicht möchten Sie Papier reduzieren, mobiler arbeiten oder Ihre Dateien endlich vernünftig organisieren.
Oder Sie haben einfach das Gefühl, dass vieles unnötig kompliziert geworden ist.
Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail und schildern Sie mir kurz Ihre Situation.