Server, Cloud, NAS und DMS, wohin mit meinen Daten?

Wo speichere ich meine ganzen Daten nachhaltig und sicher?

Vielleicht vertritts du ja auch die Meinung, dass deine Unternehmensdaten in den eigenen vier Bürowänden bleiben sollten. Das kann man sicherlich so handhaben, aber man sollte dann mindestens ein Backup jeden Tag machen bzw. ein Gerät (NAS) zu Hause aufstellen auf das jede Nacht ein Backup automatisiert hochgeladen wird.

Ich bin der Ansicht, dass bei der richtigen Cloud meine Daten sogar sicherer sind als auf meinem eigenen Firmenserver oder PC. Die Cloud spiegelt meine Daten nämlich durch mehrere “Datencentren” und wird von Profis betreut. Ganz platt gesagt: Wenn alle Systeme in der Firma ausfallen oder das Büro abbrennt, sind meine Daten noch sicher und sofort von einem anderen Gerät abrufbar.

Der einzig gravierende Punkt ist die Erreichbarkeit der Cloud. Ohne Internetverbindung kein Zugriff auf die Daten (zumindest nicht, wenn man sie nicht vollständig synchronisiert bzw. je nach Anbieter offline verfügbar macht). Doch hierfür gibt es einen Mittelweg, die sog. Hybrid Cloud (klingt sehr positiv oder?!). Du greifst auf deine Daten weiterhin über die Cloud zu, synchronisierst sie aber gleichzeitig mit einem lokalem NAS System (eine Art “Mini Server”). So kannst du auch bei einem kompletten Internetausfall oder ggf. während größerer Wartungsarbeiten des Anbieters noch an deine Daten kommen.

Die Sicherheit hängt vom Anbieter ab. Als Faustregel gilt:

Um so größer der Anbieter, desto mehr Anbindungsfunktionen und voraussichtlich auch mehr Sicherheitslücken (z.B. Dropbox, Google Drive, OneDrive).

Um so kleiner der Anbieter, desto weniger Anbindungsfunktionen und voraussichtlich auch mehr Sicherheit (z.B. luckycloud, Secure Cloud, hornetdrive, tresorit).

Eines sollte jedoch klar sein: Mit dem Passwort 12345 kann auch die sicherste Cloud deine Daten wahrscheinlich nur bedingt schützen.

Hier könnte jetzt ein langer Text über die verschiedenen Verschlüsselungsarten stehen, dafür bin ich aber kein Experte und möchte keine falschen Infos verbreiten. Tatsache ist du solltest einen deutschen, schweizerischen oder wenigstens europäischen Cloud Standort wählen. Hier gibt es mittlerweile sehr gute Anbieter, die wirklich überzeugen.

Ich selbst nutze aktuell Secure Cloud und bin damit sehr zufrieden. Die Macher von Secure Cloud benutzen das Open Source System Seafile für Ihre Cloud. Das heißt schlussendlich dass die Installation, Verwaltung und der Zugang recht einfach ist.

Ein NAS System ist an sich nichts anderes als ein Datenspeicher, ein kleiner Server (der jedoch viel einfacher zu konfigurieren ist). Sehr interessant für kleine Firmen, die einen lokalen Netzwerkspeicher suchen als kostengünstige alternative zu einem großen Server.

NAS Systeme sollten immer aus mindestens 2 Festplatten bestehen (zwecks gegenseitiger Sicherung, falls mal eine Festplatte defekt ist). Je nach Anbieter lassen sich die Systeme mit verschiedener Software bespielen zur Verwaltung von Daten, WordPress Internetseiten, Notizen, E-Mails oder auch Webcams.

Ich empfehle ein NAS System nur für einen einzigen Anwendungszweck: Hybrid Cloud — Synchronisierung der Cloud Daten auf das NAS System (also als reine Absicherung der Cloud Daten, dass man im Notfall an diese noch dran kommt).

Natürlich kannst du auch deine eigene Cloud auf dem NAS System hosten. Es gibt sogar Anbieter, die NAS Systeme vorher schon konfigurieren und bei der Einrichtung unterstützen (auch hier ist Seafile als Software eine gute Lösung). Ich bezahle jedoch aktuell lieber für den professionellen Anbieter, der sich um die Datensicherheit kümmert und die Systeme im Hintergrund wartet und updatet.

Wer trotzdem unbedingt sein eigenes System möchte, sollte sich mal die schicken Lösungen von Datamate anschauen.

Als NAS System Hersteller empfehle ich Synology (ganz einfach weil ich mit dem direkten Konkurrenten Qnap im vorhinein nicht klar gekommen bin und aktuell ein NAS von Synology habe).

Das klingt doch nach deutscher Bürokratie 2.0… und ein wenig ist es auch so. Dokumentenmanagementsysteme haben die Aufgabe, wie der Name schon sagt, deine Daten zu managen. Solche Systeme können je nach Firmenaufbau und Branche Sinn machen oder auch reine Zeit- und Geldverschwendung sein.

Hier lassen sich insbesondere Aufbewahrungspflichtige Dokumente in digitaler Form gut verwalten und rechtssicher abspeichern. Dabei glänzen die meisten DMS mit einer OCR-Texterkennung, die auch bei gescannten Dokumenten im Text sucht, wenn man Begriffe in die Suchleiste des Systems eingibt. Digitale Dokumente lassen sich teils automatisiert sortieren, besser durchsuchen und Bearbeitungen lassen sich durch Versionen nachvollziehen. Leider bieten nur wenige dieser Datenmanagementsysteme bis dato eine App fürs Smartphone oder Tablet.

Ich selbst habe oft überlegt so ein System zu nutzen und habe es auf privater Ebene auch schon getestet. Die monatlichen Kosten sind jedoch sehr hoch und der Mehrwert für mich persönlich ist aktuell viel zu gering.

Wenn das doch für dich interessant sein sollte, schau dir mal DocuWare an.

Im Text oben habe ich mich nur auf die Speicherung reiner Daten in der Cloud bezogen und indirekt darauf verwiesen komplizierte Serverstrukturen zu entfernen. Mir ist klar, dass viele Firmen aktuell noch auf einen Server angewiesen sind, weil z.B. die 3D Küchenplanung nur mit dieser einen serverseitigen Software vernünftig funktioniert. Hier gibt es viele Softwarelösungen, die sich leider noch nicht durch gute cloudbasierte Alternativen ersetzen lassen oder dessen Daten nur schwer umzuziehen sind.

Ich selbst kenne dieses Problem und habe aus diesem Grund zum Zeitpunkt wo ich diesen Text hier schreibe noch einen Server bei uns im Firmengebäude stehen auf dem noch eine Branchensoftware läuft. Trotzdem arbeite ich mit allen anderen Daten vollständig in der Cloud, da der Wandel in einem bestehenden Unternehmen nicht immer von heute auf morgen vollständig vollzogen werden kann.