Zurück zur Einfachheit - minimal digital

Ja, ich bin für die DIgitalisierung und papierloses Arbeiten, ABER...

• es gibt so viele Unternehmen die mittlerweile in einer Flut von digitalen Tools untergehen

• All-in-One Lösungen waren noch nie die Lösung aller Probleme

• digitale Tools, Apps, Cloudspeicher etc. müssen auch richtig genutzt werden, um ihr Potenzial zu entfalten

Mit Vereinfachung hat das in vielen Bereichen schon lange nichts mehr zu tun.

Einfach nicht kompliziert

Manche Prozesse, die digitalisiert werden, denken wir mittlerweile zu kompliziert. So wird für jede Tätigkeit im Unternehmen eine andere App, ein anderes Tool oder ähnliches herangezogen.

Schlussendlich sind die meisten Prozesse/Abläufe in vielen Unternehmen flach betrachtet jedoch einfach nur Datenabfragen oder Formulare.

Das Problem liegt oft darin, dass die Informationen an verschiedenen Stellen benötigt werden und da fängt dann das große "Wir verknüfen alles mitereinander" an. Über Tools wie Zapier oder auch Make lassen sich viele Apps verknüpfen und Daten untereinander austauschen.

Grundsätzlich eine gute Sache, aber brauchen wir das wirklich?

Viel zu oft werden hier zahlreiche Apps miteinander verknüpft von denen die Hälfte nicht gebraucht wird und mit der Anzahl der Verknüpfungen ist das Fehlerpotenzial natürlich auch höher.

Sortieren Sie aus! Was brauchen Sie wirklich und was ist einfach nur überflüssiger Digitalkram.

Können Sie Ihre Prozesse vielleicht viel einfacher und schlanker abbilden?

Ping! Ping! Es gibt was neues...

Mein Ziel war es immer sowohl privat als auch unternehmerisch alles mobil abbilden zu können. Das erste was ich aber in diesem Zuge gemacht habe war möglichst alle Benachrichtigungen stumm zu schalten.

Auch Emails empfehle ich zwischenzeitig manuell abzurufen oder nur die wirklich wichtig Accounts auf Push Benachrichtigung zu schalten.

Ich kann mir nur vorstellen wie schlimm es sein muss in einem Unternehmen zu arbeiten, welches in großen Firmenchats in Slack oder Microsoft Teams den ganzen Tag die Mitarbeiter mit Status Updates beschallt.

Klar, diese Chats sind praktisch und es spart das telefonieren oder Emails schreiben, aber man muss nicht jede Nachricht sofort lesen.

Entscheiden Sie, wodrüber Sie wirklich direkt benachricht werden wollen und welche Benachrichtigungen Sie bewusst komplett stumm schalten.

Benötigen Sie die ganzen Office 365 Tools?

Microsoft Office 365 ist ein mächtiges Tool, besser gesagt eine riesige Produtpalette.

Für einen bisschen Outlook, Excel und ab und an mal ein Word Dokument benötigen Sie aber definitiv kein MS Office 365 Abo.

Hierfür gibt es kostenlose Open Source Office Lösungen, die das gleiche leisten.

Insbesondere Outlook lässt sich wunderbar durch Lösungen wie Mailbird oder Thunderbird ersetzen (bei diesen Anwendungen funktioniert auch die Anbindung von anderen E-Mail Providern wesentlich besser).

Also, was machen Sie wirklich mit Ihrem Office Paket?

Digital oder auch analog

Der Klassiker für die Entscheidung ob digital oder anlag ist das Thema Notizen. Das einfache Verfassen von Notizen wirkt so unscheinbar, aber am Ende gibt es hier viele Methodiken und digitale Lösungen.

Das ganze fängt schon damit an ob Sie Notizen handschriftlich, getippt oder sprechend verfassen wollen.

Ja nach Anforderung gibt es hier verschiedene digitale Lösungen, die sehr gut funktionieren und einen großen Mehrwert bieten.

Schlussendlich muss man aber sagen: Wenn man im Kern es liebt auf Papier zuschreiben, dann macht es wahrscheinlich Sinn weiterhin auf Papier zu schreiben und Notizen abzufotografieren.

Was ich damit sagen will ist, dass gewisse Dinge nicht zwingend vollständig digitalisiert werden müssen und es aber umgekehrt auch einfach einen gewissen Aufwand und Geduld erfordert sich an neue Lösungen zu gewöhnen.

Gehen wir weiterhin von der handschriftlichen Notiz aus, ist es natürlich etwas komplett neues auf einem Tablet mittels Eingabestift zu schreiben (immerhin haben Sie vorher ihr ganzes Leben auf Papier geschrieben).

EINFACH!

Machen Sie sich Gedanken was wirklich für Ihren betrieblichen oder auch privaten Alltag benötigt wird.

Jede App, jedes Tool, jede Methodik verspricht Ihnen Entlastung, doch manches ist einfach nur überflüssig oder "nice to have" (ohne das es wirklich etwas bringt).

Insbesondere im Bereich von Projektmanagement sollte man genau hingucken. Ich selbst nutze ein recht großes Projektmanagement Tool, welches stark anpassbar ist. Umgekehrt zweifel ich aber auch oft ob dies wirklich erforderlich ist, da man vom Prinziep her auch alles mit einer guten To Do Liste regeln könnte.

Schlussendlich muss man immer die gesamt Situation genau angucken. Beruflich macht dieses Projektmanagement-Tool Sinn; ich beschränke es aber auch auf das Wesentlich. Privat hingegen arbeite ich mit einer To Do Listen App.

Halten Sie es einfach! Das macht es auch einfacher für neue Mitarbeiter sich in Ihr System einzuarbeiten.